Contrato de encargo del tratamiento de datos personales

Borrador del 18-10-2026 (revisado tras la revisión legal interna), pendiente de revisión por abogado español y salvadoreño. Lo marcado como «confirmar» depende de una respuesta del abogado o de un dato pendiente (proveedores, datos registrales). No firmar sin esa revisión. La construcción de producción de la web no se publica mientras quede algún hueco por confirmar.

Versión: borrador del 18-10-2026. La versión que se acepta es la huella SHA-256 de este texto, que se muestra junto al botón de aceptar. Última actualización: pendiente.

Entre:

El despacho (responsable del tratamiento): la persona jurídica o natural cuya razón social, NIT y domicilio constan en la aceptación electrónica de este contrato, representada por la persona firmante cuyo nombre y cargo constan en esa misma aceptación. Los datos del despacho y del firmante son los de la aceptación electrónica. «El despacho» incluye también a la empresa que contrata el Servicio para sus propios datos: para ella, lo que este contrato dice de los clientes del despacho se refiere a la propia empresa, y el anexo V sustituye a las descripciones del anexo I y de la cláusula 2 que hablan de los clientes del despacho.

Bivoll Analítica, S.L.U. (encargado del tratamiento): NIF B75938811, domicilio en Avenida Cesáreo Alierta 23, planta 1, oficina 104, 50008 Zaragoza (España), inscrita en el Registro Mercantil de Zaragoza, hoja Z-75593, inscripción 1.ª, representada por su administradora única, Grupo Ortes Empresarial, S.L., y en su nombre por pendiente.

Este contrato se acepta en la web del Servicio, junto con las condiciones de uso, como explica la cláusula 39 de esas condiciones. Bivoll guarda el texto exacto aceptado, envía a quien acepta un correo de confirmación con su huella y el despacho puede descargarlo en cualquier momento desde la página «Contrato» del Servicio.

1. Objeto

1.1. El despacho contrata el servicio Bivoll El Salvador (el «Servicio»). Es una aplicación web que lee las facturas electrónicas (DTE) que el despacho sube de sus clientes, calcula estimaciones del IVA del mes (F07), del pago a cuenta (F14), de la renta (F11) y de las retenciones, y prepara los libros de compras y de ventas del IVA y sus anexos. Con el libro diario y el catálogo de cuentas que el despacho sube de cada cliente, prepara además sus estados financieros e informes de gestión (resultados, balance, flujo de efectivo, ratios, pronóstico, presupuesto frente a lo real, tesorería a trece semanas, calendario de obligaciones fiscales y estimación de reserva legal e ISR) y, si el despacho la activa, la comparativa sectorial anónima de la cláusula 3.5. La lectura de las facturas y lo que se calcula con ellas forman el módulo de facturas electrónicas, que se activa más adelante (condiciones de uso, cláusula 5.9): hasta entonces Bivoll no trata ningún dato de facturas.

1.2. Para prestar el Servicio, Bivoll trata datos personales por cuenta del despacho. Este contrato regula ese tratamiento conforme a:

• el artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), que aplica a Bivoll por estar establecida en España;
• la Ley para la Protección de Datos Personales de El Salvador (Decreto Legislativo 144/2024 y sus reformas, «LPDP»), que aplica al despacho.

1.3. Los datos de las cuentas de los usuarios del despacho (correo, credenciales, registro de accesos) y los de la aceptación de este contrato no forman parte de este encargo. Bivoll los trata como responsable para dar acceso seguro al Servicio y para probar la relación con el despacho, según su política de privacidad.

2. Descripción del tratamiento

3. Instrucciones

3.1. Bivoll solo trata los datos siguiendo las instrucciones documentadas del despacho. Este contrato, con los plazos de conservación de la cláusula 4.5, y el uso normal del Servicio son esas instrucciones.

3.2. Si Bivoll cree que una instrucción infringe el RGPD, la LPDP u otra norma, avisará al despacho de inmediato.

3.3. Si una norma de la Unión Europea o de un Estado miembro obliga a Bivoll a tratar o comunicar datos (por ejemplo, un requerimiento de una autoridad), Bivoll lo avisará antes al despacho, salvo que esa norma lo prohíba.

3.4. Bivoll no usa los datos para fines propios: ni estadística, ni entrenamiento de modelos, ni marketing, ni venta a terceros. La comparativa de la cláusula 3.5 no es un fin propio de Bivoll: es una función del Servicio que el despacho elige.

3.5. Comparativa sectorial anónima. Si un administrador del despacho la activa en el Servicio, esa activación es una instrucción documentada del despacho para que Bivoll:

• calcule, de cada empresa con un año completo cargado, nueve indicadores anuales (márgenes, peso del personal, liquidez, endeudamiento, días de cobro y de pago y rotación del activo). Nunca importes, nombres ni NIT;
• los combine con los de las empresas de los demás despachos que también participan, por actividad (sección CIIU), tamaño y año, y muestre a los participantes solo los cuartiles;
• no muestre nada con menos de 10 empresas de al menos 4 titulares distintos, ni si un titular aporta más del 30 % de la muestra, ni con indicadores que hayan cambiado en los últimos 14 días; los despachos del mismo titular cuentan como uno y nunca se usan los del titular que consulta.

El despacho puede dejar de participar cuando quiera, con efecto inmediato: sus empresas dejan de entrar en la comparativa y él deja de verla. Los indicadores se calculan dentro del Servicio y no salen de él. pendiente

4. Minimización y plazos

4.1. El Servicio está diseñado para guardar lo mínimo. Al leer una factura se descartan, y nunca se guardan:

• el nombre de las contrapartes que no son contribuyentes: consumidores finales, sujetos excluidos y clientes del exterior. De la contraparte contribuyente (la que lleva NRC) se guardan su nombre o razón social y su NRC, porque los libros de compras y de ventas del IVA los piden (arts. 85 y 86 del Reglamento de Aplicación del Código Tributario). Puede ser una persona natural con NRC pendiente;
• el DUI y otros documentos de personas naturales que aparecen como contrapartes;
• correos, teléfonos y direcciones;
• las líneas de detalle;
• la firma electrónica del documento. Sí se guarda el sello de recepción de Hacienda, que identifica el documento en los anexos del IVA.

4.2. De los eventos de anulación solo se guarda qué documento anulan, cuándo y el código del tipo de anulación. Nunca el motivo ni los datos de quien la hace o la pide.

4.3. Del libro diario solo se guardan los totales de debe y haber de cada cuenta por mes, y el catálogo de cuentas (código, nombre y clasificación). Los conceptos de las partidas, que pueden llevar nombres de personas, se leen en memoria para clasificar las partidas y se descartan; las líneas una a una tampoco se guardan. El nombre de la cuenta se guarda tal como viene del programa contable del cliente: si incluye el nombre de una persona, el despacho puede cambiarlo en su programa y volver a subir el catálogo.

4.4. Bivoll no conserva el DTE original. El Servicio no sustituye el archivo tributario que exige el artículo 147 del Código Tributario de El Salvador: el despacho y sus clientes deben conservar los originales.

4.5. Plazos de conservación. Al aceptar este contrato, el despacho instruye a Bivoll que conserve los datos del encargo durante estos plazos, que Bivoll aplica de forma automática:

Los datos de las cuentas de usuario (sesiones, invitaciones, registro de accesos, avisos de seguridad, IP en los registros del servidor y cuentas desactivadas) no son parte del encargo (cláusula 1.3): sus plazos están en la política de privacidad de Bivoll.

Si el despacho necesita otros plazos, los acuerdan las partes en condiciones particulares, que son una instrucción documentada del despacho. Un cambio de los plazos para todos los despachos es una versión nueva de este contrato (cláusula 15).

5. Confidencialidad

Las personas autorizadas por Bivoll a tratar los datos están obligadas por escrito a guardar confidencialidad, también después de terminar su relación con Bivoll.

6. Seguridad

6.1. Bivoll aplica las medidas del anexo II. Las revisa al menos una vez al año y siempre que cambie el Servicio de forma relevante.

6.2. Bivoll aplicará además las medidas de seguridad que fije la Agencia de Ciberseguridad del Estado para los encargados (art. 36 LPDP), en cuanto se publiquen y sean aplicables.

7. Subencargados

7.1. El despacho autoriza a Bivoll a usar los subencargados del anexo III.

7.2. Añadir o cambiar un subencargado es una versión nueva del anexo III y sigue la cláusula 15: Bivoll avisa por correo a los administradores del despacho con al menos 30 días de antelación y el cambio no se aplica antes de esa fecha. El despacho podrá oponerse por motivos razonables y, si no se llega a un acuerdo, resolver el contrato sin penalización antes de que el cambio se aplique.

7.3. Bivoll impondrá por contrato a cada subencargado obligaciones de protección de datos equivalentes a las de este contrato (art. 28.4 RGPD), con garantías suficientes de que aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas, y responde ante el despacho de que las cumpla.

8. Brechas de seguridad

8.1. Si Bivoll tiene conocimiento de una brecha que afecte a datos del despacho, se lo notificará sin dilación indebida y en un máximo de 24 horas. Así el despacho puede cumplir su plazo de 72 horas ante la Agencia de Ciberseguridad del Estado, la Fiscalía General de la República y los titulares (art. 25 LPDP).

8.2. La notificación incluirá, en la medida en que se conozca:

• qué ha pasado y cuándo;
• qué datos y cuántos registros e interesados se han visto afectados;
• las consecuencias probables;
• las medidas tomadas o propuestas;
• un contacto.

Si no se sabe todo de una vez, se enviará por partes.

8.3. El procedimiento interno está en el Protocolo de brechas de Bivoll.

9. Ayuda al despacho

9.1. Derechos de los interesados (arts. 15 a 22 RGPD; derechos de la LPDP). Si un interesado se dirige a Bivoll, Bivoll remitirá la petición al despacho en un máximo de 5 días hábiles. Bivoll ayudará a responder. A petición del despacho, en un máximo de 10 días hábiles:

• exportará los datos de una empresa o de todo el despacho;
• rectificará los datos de una empresa cliente que el despacho indique (NIT, NRC o nombre). Bivoll solo rectifica por instrucción escrita de un administrador del despacho, deja constancia del cambio en el registro de acciones y no cambia nunca lo ya apuntado en ese registro. El correo de un usuario se corrige según la política de privacidad (cláusula 1.3);
• suprimirá los documentos que el despacho indique (por su código de generación, con sus pagos y anulaciones) o una empresa entera con todos sus datos.

Los datos que vienen de un archivo del despacho (facturas, libro diario, catálogo de cuentas) se rectifican corrigiendo el archivo en su origen y volviéndolo a subir, o suprimiendo el documento.

9.2. Evaluaciones de impacto y consultas previas (arts. 35 y 36 RGPD). Bivoll dará al despacho la información técnica que necesite para hacerlas.

10. Auditoría

Bivoll pondrá a disposición del despacho la información necesaria para demostrar que cumple este contrato. Permitirá auditorías del despacho o de un auditor designado por él con estas condiciones:

• 30 días de preaviso;
• como máximo una vez al año, salvo brecha;
• en horario laboral.

Las auditorías no pueden dar acceso a datos de otros clientes de Bivoll.

11. Fin del contrato

11.1. Al terminar el Servicio, el despacho elige, en un plazo de 30 días, entre dos opciones:

a) Que Bivoll le entregue un archivo cifrado con todos sus datos y después los suprima. El archivo lleva: las empresas; sus documentos, pagos y anulaciones; el catálogo de cuentas, los totales mensuales, las cargas del libro diario, los presupuestos y, si participa en la comparativa, los indicadores anuales; el registro de acciones; los usuarios, las empresas asignadas a cada uno, las invitaciones, el registro de accesos y los avisos de seguridad; y las aceptaciones de este contrato y de las condiciones, con el texto exacto aceptado.

b) Que los suprima directamente.

Si no elige, se aplica la opción a). Si el despacho no confirma la recepción del archivo en los 15 días siguientes a la entrega, Bivoll lo avisa y lo suprime a los 7 días del aviso.

Además, mientras dure el Servicio, cualquier administrador del despacho puede descargar desde la web, cuando quiera, todos los datos del despacho en archivos CSV. Cada descarga queda en el registro de acciones.

11.2. La supresión alcanza las copias de seguridad cuando caducan: las diarias a los 35 días y las mensuales a los 12 meses, también las versiones anteriores que guarde el almacenamiento. Mientras tanto, las copias están cifradas y solo se usan para restaurar el Servicio.

Para que una copia restaurada no traiga de vuelta lo suprimido, Bivoll guarda fuera de la base de datos un registro, solo con identificadores y fechas, de cada supresión (baja del despacho, empresas y documentos borrados) y de los cambios de seguridad hechos en el Servicio (bajas y cambios de usuarios, accesos nuevos y contraseñas cambiadas, salida de la comparativa, empresas asignadas e invitaciones anuladas). El registro viaja cifrado con cada copia y, cada hora, al almacenamiento de las copias. Si se restaura una copia, antes de abrir el Servicio Bivoll vuelve a aplicar todas las supresiones y los cambios posteriores a la fecha de la copia; las cuentas cuyo acceso o contraseña cambió después quedan de baja hasta recibir un acceso nuevo. Si el servidor se pierde, lo ocurrido en la última hora puede no estar en el registro externo: Bivoll avisará al despacho de lo que tenga que repetir.

Bivoll no hace instantáneas del disco del servidor salvo para investigar un incidente; se borran en cuanto dejan de hacer falta y como mucho a los 30 días. Bivoll certifica la supresión por escrito si el despacho lo pide.

11.3. Suspensión. Si el Servicio se suspende, por impago o por otro motivo de la cláusula 19 de las condiciones de uso (impago, cláusula 16.3), el contrato no termina: Bivoll no suprime ni cambia ningún dato del despacho y solo los conserva, con las mismas medidas de seguridad, mientras dure la suspensión. Durante ella, el despacho puede pedir la exportación de la cláusula 9.1. Si el contrato del Servicio se resuelve, se aplica esta cláusula 11 desde la fecha de la resolución.

12. Transferencias internacionales y ubicación

12.1. Los datos y las copias de seguridad se alojan en la Unión Europea (anexo III): el servidor, en Alemania; las copias, en otro país de la UE. pendiente

12.2. RGPD. Lo que Bivoll devuelve al despacho en El Salvador (informes, exportaciones) es una transferencia de un encargado de la UE a un responsable de un tercer país sin decisión de adecuación. Las partes firman las cláusulas contractuales tipo de la Decisión (UE) 2021/914, módulo 4 (encargado a responsable), en el anexo IV. Si hay contradicción, prevalecen esas cláusulas.

12.3. LPDP. Según el art. 4 u) LPDP, la comunicación al encargado no es una transferencia, porque la transferencia es la comunicación a una persona distinta del responsable o del encargado pendiente. Aun así, el despacho informará a los titulares de que Bivoll trata sus datos como su proveedor y de dónde se alojan los datos y las copias (art. 7 LPDP). Bivoll le dará el texto.

13. Responsabilidad

13.1. Cada parte responde de los daños causados por su incumplimiento de este contrato o de la normativa aplicable. Frente a los interesados, se aplica el art. 82 RGPD sin limitación.

13.2. Entre las partes, los límites y exclusiones de la cláusula 29 de las condiciones de uso se aplican también a este contrato, salvo en caso de dolo o culpa grave y salvo frente a los interesados, a los que se aplica el art. 82 RGPD sin limitación. pendiente

13.3. Si Bivoll destina los datos a otra finalidad, los comunica o los usa incumpliendo este contrato, será considerada responsable del tratamiento a todos los efectos (art. 28.10 RGPD).

14. Ley aplicable y jurisdicción

Este contrato se rige por la ley española, y las partes se someten a los juzgados y tribunales de Zaragoza (España), como dice la cláusula 37 de las condiciones de uso. Las cláusulas tipo del anexo IV se rigen por sus cláusulas 17 y 18. pendiente

15. Versiones nuevas de este contrato

15.1. Bivoll puede publicar una versión nueva de este contrato o de sus anexos (por ejemplo, para cambiar un subencargado o adaptarlo a una norma). Cada versión se identifica por su huella SHA-256 y lleva la fecha desde la que se aplica.

15.2. Bivoll avisa por correo a los administradores del despacho con al menos 30 días de antelación a esa fecha, con el texto nuevo y lo que cambia. Hasta esa fecha sigue aplicándose la versión que el despacho aceptó.

15.3. Desde esa fecha, para cargar o cambiar datos en el Servicio hace falta que un administrador acepte la versión nueva en la página «Contrato». Mientras no la acepte, el despacho puede seguir consultando y descargando todo lo ya cargado, y Bivoll sigue tratándolo con la última versión aceptada.

15.4. Si el despacho no está de acuerdo, puede resolver el contrato sin penalización antes de esa fecha, y se aplica la cláusula 11.

Anexo I. Datos tratados por encargo

Despacho: nombre y NIT del titular del contrato (sirve para que los despachos de un mismo titular cuenten como uno en la comparativa de la cláusula 3.5).

Clientes del despacho (empresas):

• NIT, que en las personas naturales coincide con el DUI;
• NRC;
• nombre o razón social.

Facturas (solo si se activa el módulo de facturas, condiciones de uso, cláusula 5.9):

• código de generación;
• tipo y versión del documento;
• fecha de emisión;
• dirección (emitido o recibido);
• número de control y sello de recepción de Hacienda;
• NIT de 14 dígitos de la contraparte, que puede ser de una persona natural con NIT anterior a 2021;
• nombre o razón social y NRC de la contraparte, solo si es contribuyente (lleva NRC); puede ser una persona natural con NRC (cláusula 4.1);
• si es una venta por cuenta de un tercero (sin ningún dato del tercero) y la clase de exportación;
• código de actividad de la propia empresa;
• condición de la operación;
• importes (gravado, exento, no sujeto, IVA, retenciones, percepciones y total);
• medios de pago;
• nivel de comprobación del archivo;
• fecha de confirmación en Hacienda.

Anulaciones de facturas (solo si se activa el módulo de facturas): código del evento de anulación, código del documento anulado, fecha de la anulación, código del tipo de anulación y, si se confirma, fecha de confirmación en Hacienda. Nunca el motivo ni quién la hace o la pide (cláusula 4.2).

Contabilidad de las empresas clientes:

• catálogo de cuentas: código, nombre de la cuenta y su clasificación (la que propone Bivoll o la que revisa el despacho, con quién y cuándo la revisó);
• totales mensuales de debe y haber por cuenta, separando apertura, cierre y el resto;
• de cada carga: fechas, número de líneas y partidas, y si cuadran;
• presupuesto anual que escribe el despacho: cinco importes por mes (ventas netas, costo de ventas, gastos de venta, de administración y financieros), con quién y cuándo lo cambió;
• actividad CIIU de la empresa y, si el despacho participa en la comparativa, sus indicadores anuales (cláusula 3.5).

Registro de acciones: qué usuario (correo) subió, confirmó, rectificó o dio de alta qué, y cuándo.

Nunca se guardan:

• nombres de las contrapartes que no son contribuyentes (consumidores finales, sujetos excluidos y clientes del exterior);
• DUI y otros documentos de las contrapartes;
• correos, teléfonos o direcciones de terceros;
• líneas de detalle;
• firma electrónica;
• el DTE original;
• los conceptos de las partidas del libro diario ni sus líneas una a una.

Anexo II. Medidas técnicas y organizativas

Son las medidas que Bivoll aplica hoy. El detalle técnico completo está en la política de seguridad interna de Bivoll, a disposición del despacho (cláusula 10). Cuando Bivoll añada una medida, la incorpora a este anexo con una versión nueva (cláusula 15).

1. Aislamiento de cada despacho en la propia base de datos (Row-Level Security forzada). Es la propia base de datos la que, a partir de la sesión, decide a qué despacho pertenece cada petición: la aplicación no puede elegirlo.
2. Acceso:
   • contraseña Argon2id y doble factor obligatorio (un código de una aplicación o una llave de acceso del propio aparato, con la contraseña siempre); si la persona lo pide, un navegador recordado 30 días solo con la contraseña, que se olvida al cambiarla, con un acceso nuevo y al dar de baja o suspender a la persona;
   • bloqueo por intentos;
   • alta solo por invitación;
   • permisos por rol, comprobados por la base;
   • cierre de la sesión a los 30 minutos sin uso y siempre a las 4 horas.
3. Cifrado en tránsito (TLS). Copias de seguridad diarias cifradas y firmadas, con su registro de supresiones (cláusula 11.2).
4. Datos mínimos (cláusula 4) y registro de acciones de solo inserción, encadenado y escrito por la propia base.
5. Infraestructura:
   • contenedores sin privilegios;
   • base de datos sin salida a Internet;
   • dependencias fijadas y revisadas automáticamente;
   • búsqueda de secretos en cada cambio.
6. Pruebas de seguridad automáticas en cada cambio y revisiones internas de seguridad.
7. Archivos manipulados rechazados y confirmación en Hacienda registrada.
8. Plazos de conservación aplicados por una purga automática diaria, vigilada (cláusula 4.5).

Anexo III. Subencargados

Anexo IV. Cláusulas contractuales tipo (módulo 4)

Se incorporan las cláusulas de la Decisión de Ejecución (UE) 2021/914, módulo 4:

• exportador: Bivoll;
• importador: el despacho;
• cláusula 17: ley de un país que reconozca derechos a terceros beneficiarios, España pendiente;
• cláusula 18: tribunales de España.

Texto oficial: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/HTML/?uri=CELEX:32021D0914

Anexo V. Cliente que es una empresa que usa el Servicio para sí

Para la empresa que contrata el Servicio para sus propios datos (condiciones de uso, cláusula 2), este anexo sustituye a las descripciones del anexo I y de la cláusula 2 que hablan de los clientes del despacho.